Прием на работу совместителя: пошаговая процедура. Как правильно оформить прием на работу нового сотрудника С какими лицами принимаемыми на работу

Предлагаю вашему вниманию пошаговую процедуру оформления работника на работу. Схема выполнена в программе Xmind Pro и отражает общий порядок оформления на работу . Также представлен текстовый вариант алгоритма (под схемой).

Обращаю внимание, что в некоторых случаях при трудоустройстве работника приходится отступать от общего алгоритма оформления – алгоритм либо упрощается, либо расширяется. Об особенностях оформления различных категорий сотрудников мной будут подготовлены отдельные материалы и схемы.

Текстовый вариант алгоритма

1. Подготовительные мероприятия

• Получение документов, необходимых для оформления на работу
• Направление на предварительный медицинский осмотр (если необходимо)

2. Получаем

1. Ознакомливаем работника с локальными нормативными актами и коллективным договором (при его наличии) – под роспись в Журнале ознакомления с ЛНА

3. Заключаем трудовой договор

4. Заключаем договор о полной материальной ответственности

• Заполнение шаблона договора
• Подписание договора работодателем и работником
• Регистрация договора в Журнале регистрации договоров о материальной ответственности
• Вручение одного экземпляра трудового договора работнику

5. Готовим приказ о приеме на работу

• Составляется по унифицированным формам Т-1 и Т-1а
• Подписание приказа у руководителя
• Регистрация приказа в Журнале регистрации приказов
• Ознакомление работника с приказом под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы

6. Вносим записи в трудовую книжку

7. Вносим сведения в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

8. Оформляем личную карточку

9. Направляем обязательную информацию

• По последнему месту службы – в отношении граждан, которые за последние два года, предшествующие трудоустройству, замещали должности государственной или муниципальной службы – в десятидневный срок с даты заключения трудового договора
• В военные комиссариаты и (или) органы местного самоуправления – в отношении граждан, подлежащих воинскому учету

Для того чтобы у работодателя и работника не было проблем ни с трудовой комиссией, ни с налоговой, оформление приема на работу должно быть осуществлено правильно и со всеми соответствующими документами. В нашей статье мы постараемся подробно описать порядок документального оформления нового сотрудника.

Нормативная база

Оформление сотрудника и особенности этого процесса перечислены в целом ряде законодательных документов, а именно:

• Главы 10, 11 Трудового кодекса Российской Федерации рассматривают вопросы заключения трудового договора;
• Статья 66 ТК РФ, Постановление Правительства от 16.04.2003 года № 225 «О трудовых книжках» и Постановление Министерства труда РФ от 10.10.2003 года № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» регламентируют порядок ведения трудовых книжек работников;
• Постановление Государственного комитета статистики от 05.01.2004 № 1 утверждает унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплате, то есть приказ о приеме на работу, личную карточку сотрудника и так далее.

Порядок оформления

Вне зависимости от того принимаете ли вы постоянного сотрудника, совместителя или сезонного рабочего, порядок оформления трудоустройства всегда одинаков и состоит из следующих этапов:

• будущий сотрудник приносит необходимые документы и пишет заявление о приеме на работу;
• будущий сотрудник должен быть ознакомлен (при необходимости под роспись) со всеми нормативными документами предприятия, которыми он должен руководствоваться в новой деятельности;
• работодатель и сотрудник заключают трудовой договор;
• по предприятию на основе трудового договора издается приказ о приеме на работу;
• в отделе кадров заполняют личную карточку сотрудника по форме N2;
• в отделе кадров заводят личное дело и вносят соответствующую запись о приеме в трудовую книжку.

Документы для оформления

Оформляясь на любую работу, соискатель должен предоставить следующие документы:

• паспорт или любой другой документ, который удостоверяет личность;
• свидетельство о государственном пенсионном страховании – если работник устраивается на работу впервые, ему оформляют такое свидетельство;
• трудовую книжку – если работник устраивается на работу впервые, документ ему оформляют на этом предприятии;
• если работник устраивается по совместительству, его трудовая книжка остается по основному месту работы;
• документы воинского учета – предоставляют те граждане, которые подлежат призыву на воинскую службу;
• документы об образовании – в случае, если должность предполагает наличие специальных знаний.

В некоторых случаях могут потребоваться дополнительные документы, согласно нормам законодательства. Например, лицам, которые будут работать с опасными и наркотическими веществами, необходимо также предоставить медицинское заключение о состоянии здоровья. Лицам, поступающим на государственную или муниципальную службу, необходимо написать заявление о трудоустройстве и заполнить анкету – для всех остальных специалистов это требование не является обязательным.

Конечно, на многих предприятиях просят написать заявление, и заполнить анкету, но отказ сотрудника совершить это не может быть основанием для отказа в приеме на работу. Документирование приема на работу начинается с момента предоставления будущим работником своих документов в отдел кадров предприятия.

Ознакомление с нормативными актами предприятия

Закон гласит, что до подписания трудового договора сотрудник должен быть ознакомлен с локальными нормативными актами предприятия под роспись: с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, инструкцией по охране труда, должностной инструкцией и так далее – со всеми документами, которые устанавливают правила трудовой дисциплины и имеют непосредственное отношение к сотруднику.

Его подпись может быть зафиксирована в специальном журнале либо на листе ознакомления, который подкалывается к каждому документу. Нормативные акты также могут быть оформлены в виде приложения к трудовому договору, таким образом, подписывая договор, работник поставит и роспись, доказывающую, что он был ознакомлен с данными документами.

Договор о приеме на работу

Необходимо различать гражданско-правовой договор и трудовой договор (или контракт о приеме на работу). Структура этих двух документов примерно одинакова, но в первом случае речь идет о конкретных работах, выполняемых строго в определенный срок и за определенную плату, которая может не совпадать с системой оплаты труда, принятой на предприятии.

И гражданско-правовой, и трудовой договор – основание для приема на работу.

При подписании гражданско-правового договора не издается приказ по предприятию, а на работника не распространяются гарантии, которыми пользуются работники, подписавшие трудовой договор. Гражданско-правовые договоры работодатель имеет право заключать лишь в строго определенных ситуациях, потому что, если не соблюдены необходимые условия его заключения, он может быть законодательно признан трудовым договором.

Трудовой договор составляют в двух экземплярах, один остается у работника, другой хранится у работодателя. Он обязательно должен быть заключен до того, как работник приступит к исполнению своих обязанностей, в случае же, если оформление по договору на работу не произошло, а работник уже допущен на рабочее место, договор необходимо заключить в трехдневный срок.

Трудовой договор содержит такие разделы:

• реквизиты документа – наименование предприятия, наименование документа, дату составления, печать предприятия и так далее;
• общие положения – дата начала договора и дата, с которой работник выходит на работу, отметка об испытательном сроке и так далее;
• права и обязанности работника;
• права и обязанности работодателя;
• оплата труда и социальные гарантии;
• распорядок рабочего времени и времени отдыха;
• условия страхования;
• ответственность работника и работодателя;
• условия изменения и прекращения действия трудового договора;
• заключительные положения – порядок разрешения споров и так далее.

Необходимо помнить, что трудовой договор – это основной документ, при помощи которого происходит оформление трудовых отношений, поэтому в нем должны быть предусмотрены и зафиксированы все их детали: наличие испытательного срока, отметка о совместительстве, раздел о коммерческой тайне предприятия и так далее.

Приказ о приеме на работу

После того как работника ознакомили со всеми необходимыми местными нормативными актами, он изучил и подписал договор, прием на работу оформляется работодателем: на основании подписанного трудового договора издается приказ (или распоряжение) установленного образца.

Работник должен быть ознакомлен с приказом в течение трех дней под роспись, один его экземпляр, заверенный печатью, он может получить на руки. Приказ не может быть издан позже даты заключения договора.

Оформление личной карточки и прочих кадровых документов

Форма личной карточки N2 утверждена постановлением Государственного комитета статистики. Саму карточку заполняют работники отдела кадров на основании документов, которые работник предоставил, но он должен расписаться в карточке под датой приказа о приеме на работу.

Личное дело сотрудника также оформляется сотрудниками отдела кадров. Туда вносятся персональные сведения: фамилия, имя, отчество, должность, дата рождения, адрес, семейное положение, фиксируется карьерный путь, отмечаются все поощрения и взыскания.

Также прием на работу оформляется в трудовой книжке: работники отдела кадров вносят запись о дате приема, реквизитах приказа и должности, на которую принят новый сотрудник.

Трудовые книжки хранятся на предприятии и на руки работнику не выдаются до самого дня увольнения. При необходимости ему могут предоставить выписку из книжки или копию ее отдельных листов.

Оформление на полставки

Оформление такого работника происходит на общих основаниях, разница лишь в том, что в трудовом договоре четко прописывается количество рабочих часов и расписание рабочей недели. Все права, обязанности и гарантии работающего на полставки такие же, как права, обязанности и гарантии работающего полную рабочую неделю и полные рабочие дни.

Оформление студента

Согласно Трудовому кодексу, на работу можно брать даже несовершеннолетних и студентов дневной формы обучения – порядок оформления будет таким же, как и в общих случаях.

Но при этом необходимо участь, что оформление на работу работника, который обучается, возможно лишь на неполный рабочий день – не более восемнадцати часов в неделю. Кроме того, работодатель также обязан предоставить дополнительные пятнадцать дней отпуска без сохранения заработной платы для того, чтобы студент мог сдать сессию, четыре месяца отпуска для сдачи итоговых экзаменов и защиты диплома, а также месяц для сдачи итоговых государственных экзаменов.

Оформление инвалида

Согласно законодательству, оформление такого работника происходит на общих основаниях, но ему дополнительно предоставляются льготы:

• отпуск в течение тридцати дней и дополнительный неоплачиваемый отпуск на шестьдесят дней для инвалидов I и II групп;
• рабочее время не более тридцати пяти часов в неделю;
• ограничения по работам, которые выполняются за пределами нормальных условий труда.

На работы с опасными и вредными условиями инвалидов принимать запрещается. При этом, поскольку трудоустройство осуществляется на общих основаниях, работодатель не имеет права требовать от сотрудника справок о состоянии здоровья (за исключением специально предусмотренных случаев в силу специфики деятельности), а инвалид при может и не предъявлять справку медико-социальной экспертизы. В этом случае работодатель не несет ответственности за привлечение инвалида к работам, противопоказанным ему по состоянию здоровья.

Оформление мигрантов

Оформление на работу иностранцев происходит на основании положений Федерального закона «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» №115-ФЗ от 25.07.2002 года. Оформление происходит в общем порядке, за исключением того, что иностранцам требуется получить разрешение (патент) на работу, а предприятию в некоторых случаях необходимо получить разрешение для трудоустройства иностранных граждан.

Приём на работу студентов и иных работников: Видео

Индивидуальный предприниматель в процессе своей деятельности сталкивается с самыми различными сложными вопросами. Один из них – как ИП официально оформить работника, если, например, до этого момента сотрудников у него не было? Ведь правильное заполнение всех документов обезопасит предпринимателя и его персонал от возможных проблем с налоговыми или другими органами.

Как оформить работника в ИП?

Чтобы ИП имел возможность оформлять на работу сотрудников, требуется . Если деятельность основана на патенте, тогда нанять для сотрудничества в качестве работников вы можете не более пяти человек. Перед тем, как нанимать персонал по трудовому договору, ознакомьтесь с профильным законодательством, чтобы избежать неточностей и неприятностей, связанных с оформлением документации по кадрам.

В случае, если самостоятельно справиться с принятием работника вы не можете, можно обратиться к специалисту, который поможет вам с этим вопросом. С ним можно будет сотрудничать посредством контракта на обслуживание, если он также является ИП.

Как нанять сотрудника на работу в ИП по трудовому договору?

При принятии на работу сотрудников предприниматель несет не только дополнительные затраты, но у него появляются и новые обязательства как перед работником, так и перед государством. От того, каким образом будет заключен контракт и какие пункты он будет включать, зависит объем этих обязанностей.

Порядок действий ИП при принятии сотрудника на должность

• С наемным работником необходимо заключить либо трудовой договор, либо гражданско-правовой.

1. В каком случае заключается трудовой контракт? Если будущий сотрудник будет выполнять однотипную работу длительный промежуток времени, как например, продавец, охранник и т.д. В трудовом договоре обозначены все моменты графика работы, оплаты труда, обязанности работодателя и работника.
2. Гражданско-правовой заключают в тех случаях, если работник будет выполнять работу разово в определенный период времени и с ограничением по срокам исполнения. Например, разработка дизайна сайта организации, проведение ремонтно-строительных работ в помещении компании, и т.д.

• В течение десяти дней после того, как трудовой договор заключили, предпринимателю необходимо зарегистрироваться в Фонде социального страхования и в фонде медицинского страхования как работодателю.
• В период одного месяца после того, как произошло заключение трудового договора, ИП должен зарегистрироваться в Пенсионном фонде РФ как работодатель. После того, как регистрация будет пройдена во всех фондах, предприниматель получит специальные извещения, где указаны номера для уплаты налогов на работника. Они будут отличаться от тех, которые были присвоены ИП для уплаты налогов и других взносов за себя.
• Непосредственно заключаем контракт с сотрудником и соответственно с действующим законодательством оформляем его. Делаем отметку в о принятии сотрудника на определенную должность. Впоследствии для принятия на работу новых членов персонала не нужно будет никаких регистраций в различных фондах и органах, а просто заключение договора между работодателем и сотрудником и заполнение необходимых кадровых документов.

Как ИП оформить работников? Какой вид контракта выбрать?

Если существует возможность заключения двух разных видов контрактов между сотрудником и работодателем, необходимо рассмотреть, в каких случаях допустимо использовать тот или иной из них.

В каком из случаев будет уместно заключение определенного варианта?

Если работа одного вида будет выполняться сотрудником достаточно длительный период времени, заключают трудовой контракт.

Если же работа предусматривает выполнение сотрудником конкретной работы, которая еще и ограничена во времени – заключают гражданско-правовой договор.

Нормами какого законодательства происходит регулирование?

Оформление сотрудников в ИП по трудовому договору регулируется Трудовым кодексом РФ, а гражданско-правового, соответственно – Гражданским кодексом .

Вносятся ли сведения по договорам в трудовую книжку?

Если сотрудник был оформлен работодателем по трудовому договору, то сведения о его трудоустройстве обязательно вносят в его трудовую книжку. А вот если между сотрудником и работодателем заключен гражданский контракт – в трудовую книжку запись не вносят.

Необходимо ли вносить страховые взносы за персонал в государственный бюджет?

Медицинское страхование, пенсионное страхование и социальное страхование являются обязательными взносами при оформлении соискателя в индивидуальное предприятие посредством контракта. Также все взносы требуется вносить за работника, если сотрудничество происходит по гражданско-правовому договору, кроме выплат социального страхования, если только это условие не оговорено гражданским договором, который был заключен.

Каковы социальные гарантии, которые предоставляются работодателем членам персонала?

В соответствии с положениями контракта производится:

• регулярная выплата работнику его заработной платы,
• оплата больничных листов,
• оплачиваемый ежегодный отпуск,
• выплата пособия в связи с увольнением работника по инициативе работодателя,
• гарантия необходимых условий для рабочей деятельности.

При заключении гражданско-правового договора его условия оговариваются работодателем и наемным работником, и могут не содержать те пункты, которые являются обязательными при составлении контракта. То есть в договоре должны быть только те условия, которые будут устраивать обе стороны.

Какие документы оформляют взаимоотношения между работодателем и соискателем, которого принимают на работу?

При заключении трудового контракта: письменное заявление соискателя с просьбой принять его на работу и приказ работодателя о приеме его на должность.

Если оформление работников у ИП происходит посредством заключения гражданского договора – только сам этот документ.

Оформление сотрудников на работу в ИП подразумевает подписание определенных документов.

Важные моменты: законодательный аспект

Перед тем, как оформлять сотрудника ИП, следует изучить Трудовой кодекс и следовать его статьям. Обязательные условия, которые должны присутствовать в контракте согласно статье 57 ТК РФ:

• ФИО работника и работодателя;
• сведения об удостоверяющих личность документах обоих сторон;
• идентификационный номер, который присвоен работодателю как налогоплательщику;
• дата заключения трудового договора и место его подписания;
• должностные функции персонала;
• конкретное место и адрес работы;
• в соответствии, каких условий будет происходить оплата труда (размер оклада, премиальные выплаты, дотации, надбавки, поощрения);
• режим работы и отдыха сотрудника;
• компенсации, которые будут выплачиваться при работе во вредных или опасных условиях труда;
• условия обязательного страхования сотрудника.

О том, как оформлять работников в ИП, оговаривается в Трудовом кодексе. Но некоторые недобросовестные предприниматели, которые хотят сэкономить на тех взносах, которые вносятся за персонал, могут оформлять его не по трудовому договору, а по гражданско-правовому. В таком случае есть вероятность, что при возникновении спорных вопросов между работодателем и сотрудником в суде этот контракт могут признать трудовым. После разбирательства предпринимателю все же придется выплатить все необходимые взносы и налоги на сотрудника, обеспечить сохранение его прав в соответствии с законодательством.

Процедура оформления работника ИП достаточно проста, и от предпринимателя не требуется ведения полного учета кадров и кадрового документооборота. Но все-таки стоит позаботиться о заполнении всех необходимых форм по трудоустройству, чтобы избежать неточностей и спорных вопросов у контролирующих органов и возможных споров с кадрами.

Какой набор документов предоставляется от соискателя работодателю?

Перед тем, как оформить работника в ИП, у него потребуют следующие документы:

Обязательные взносы индивидуального предпринимателя

Так как ИП не получает заработную плату, из которой вычитают страховые взносы в обязательном порядке, а получает прибыль от своей деятельности, то платить эти взносы за самого себя он должен в специальном порядке. Размер этих выплат напрямую зависит от объема прибыли предпринимателя.

Прием работника на основную работу: примерная пошаговая процедура

3) иные лица в случаях, предусмотренных федеральными законами.

Порядок ознакомления с локальными нормативными актами Трудовым кодексом РФ не определен, на практике существуют различные варианты:

к локальному нормативному акту прикрепляются ознакомительные листы, на которых работники ставят подписи, подтверждающие ознакомление, и даты ознакомления (такие листы прошиваются вместе с локальным нормативным актом),

ведение журналов ознакомления с локальными нормативными актами, в которых работники ставят подписи, подтверждающие ознакомление, и указывают даты ознакомления.

При приеме работника на работу в текст трудового договора может быть включена фраза о том, что работник до подписания трудового договора ознакомлен с локальными нормативными актами работодателя, и перечислены эти акты.

Определенный порядок ознакомления с локальными нормативными актами может быть закреплен в одном из локальных нормативных актов работодателя. Выясните существующий у Вашего работодателя порядок ознакомления работников с локальными нормативными актами до того, как начнете знакомить с ними работника.

3. Заключение с работником трудового договора и при наличии оснований договора о полной материальной ответственности.

Обратите внимание, что заключение договора о полной материальной ответственности – это необязательный шаг. Однако он на этом этапе может оказаться весьма полезным. Предположим, с работником сразу не заключают договор о полной материальной ответственности, а после приема на работу заключить этот договор он уже отказывается. Закон же не указывает прямо, как разрешать эту ситуацию: можно ли принуждать работника к заключению договора о полной материальной ответственности, можно ли наказывать или увольнять непокорных. Среди юристов, судей, инспекторов существуют различные точки зрения по этому поводу. А чтобы не доказывать при неприятном случае кому-то свою позицию и избежать лишних проблем, лучше не попадать в такую ситуацию и заключить договор о полной материальной ответственности до начала сопротивления работника, еще при решении вопроса о приеме и оформлении его на работу. Следуя пошаговой процедуре приема на работу не забывайте, что заключение таких договоров возможно только со строго очерченным законодателем кругом работников

4. Регистрация трудового договора и договора о полной материальной ответственности в установленном у работодателя порядке. Например, трудовой договор может регистрироваться в журнале регистрации трудовых договоров, а договор о полной материальной ответственности – в журнале регистрации договоров о полной материальной ответственности с работниками.

5. Вручение работнику его экземпляра трудового договора.

7. Регистрация приказа (распоряжения) о приеме работника на работу в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации приказов (распоряжений).

8. Ознакомление работника с приказом (распоряжением) о приеме на работу под подпись.

10. Внесение сведений в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним и, при необходимости, в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

Формы этих книг утверждены Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 .

Трудовая книжка регистрируется при ее сдаче работником работодателю. Если это произошло в начале процедуры оформления, то на данном этапе в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним вносятся новые сведения (например, о дате и номере приказа о приеме на работу – в графу 9). Если же у работника трудовой книжки нет (например, в связи с утратой или при поступлении на работу впервые), то запись в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним вносится при заведении трудовой книжки новым работодателем.

11. Оформление личной карточки на работника, ознакомление его под роспись в личной карточке с записью, внесенной в трудовую книжку, со сведениями, внесенными в личную карточку.

В пошаговой процедуре приема на работу возможны и дополнительные шаги: оформление личного дела, сообщение о приеме на работу работника его бывшему работодателю, сообщение сведений о работнике в военкомат и др.

• Оформление личного дела работника, если в отношении его должности работодателем установлена обязательность ведения личного дела. Для большинства работодателей ведение личных дел не является обязанностью. Ведение личных дел обязательно только в тех случаях, когда это предписано законом, например, для государственных служащих, муниципальных служащих, работников таможни, прокуратуры. Обычная коммерческая компания, для которой законом не установлена обязанность ведения личных дел, вправе их не вести. Но вправе и вести, если руководство считает это нужным. В таком случае в пошаговой процедуре приема на работу порядок ведения личных дел определяется локальным нормативным актом работодателя, регулирующим отношения, связанные с персональными данными работника (например, положением о персональных данных и ведении личных дел). Личные дела могут быть зарегистрированы в установленном у работодателя порядке, например, в журнале учета личных дел работников.
• Сообщение бывшему работодателю о заключении трудового договора с работником, если принятый работник является бывшим государственным служащим или бывшим муниципальным служащим. Согласно ст. 64.1 ТК РФ работодатель при заключении трудового договора с гражданами, замещавшими должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации, в течение двух лет после их увольнения с государственной или муниципальной службы обязан в десятидневный срок сообщать о заключении такого договора представителю нанимателя (работодателю) государственного или муниципального служащего по последнему месту его службы в порядке, устанавливаемом нормативными правовыми актами Российской Федерации. Данный порядок установлен в Правилах сообщения работодателем о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации (утверждены Постановлением Правительства РФ от 21.01.2015 N 29 ). Документ, который направляется бывшему работодателю, регистрируется в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации исходящих документов согласно пошаговой процедуре приема на работу.
• Направление в соответствующий военный комиссариат и (или) органы местного самоуправления сведений о гражданине, подлежащем воинскому учету, и принятии его на работу (п. 32 Постановления Правительства РФ от 27.11.2006 N 719). Документ, который направляется в военный комиссариат и/или органы местного самоуправления, регистрируется в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации исходящих документов.

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования оформляются работодателем. В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

Некоторые кадровые специалисты при ознакомлении работника с локальными нормативными актами просят его указывать не только дату, но и время ознакомления, таким образом подчеркивая соблюдение требования кодекса о том, что работник должен быть до подписания трудового договора ознакомлен с локальными нормативными актами работодателя, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника. Соответственно и при подписании трудового договора просят работника указывать время. Мы не возражаем против такого усердия, но полагаем, будет достаточным при ознакомлении работника с локальными нормативными актами работодателя указывать дату ознакомления, а в трудовой договор включать фразу о том, что работник до подписания трудового договора ознакомлен с локальными нормативными актами работодателя (с перечислением этих актов). материалы по кадрам из базы журнала "Кадровик-практик" и "Пакета Кадровика": образцы и бланки документов, книги, консультации, законодательство, письма Роструда и др. >>

Перепечатка данного материала на другие сайты и в иные СМИ без письменного разрешения нашей редакции не разрешается.

Еще до того, как будут оформляться трудовые отношения, сотруднику кадровой службы в некоторых случаях придется провести предварительную работу, например, подготовить и провести избрание по конкурсу или на должность, организовать медицинское освидетельствование кандидатов, изучить предъявленные ими документы. Мы представляем пошаговую инструкцию для кадровика, оформляющего прием на работу. Обсудим сведения, которые нужно проверить до приема на работу, оформление работником заявления о приеме на работу, расскажем, почему работника необходимо ознакомить с текстом коллективного договора, если он имеется в организации, и локальными нормативными актами работодателя, объясним, как происходит правильное оформление трудового договора и, при необходимости, договора о материальной ответственности.

Сведения, которые нужно проверить до приема на работу

До приема на работу нового сотрудника нужно выяснить, не имеется ли у соискателя ограничений, не позволяющих ему заниматься определенными видами деятельности в соответствии со ст.351.1 ТК РФ.

Для того чтобы заключить трудовой договор с новым работником, ему необходимо представить в отдел кадров следующие документы:

• документ, удостоверяющий личность;
• трудовую книжку, за исключением тех случаев, когда работник будет трудиться по совместительству или оформляется на работу впервые;
• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
• военный билет или приписное свидетельство - для военнообязанных и молодых людей, подлежащих призыву в армию;
• документы об образовании и подтверждающие квалификацию или наличие специальных знаний, если они требуются для выполнения должностных обязанностей;
• справка установленной формы, подтверждающая отсутствие судимости и уголовного преследования, выданная уполномоченными федеральными органами исполнительной власти. Она потребуется в случаях, когда работа связана с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются граждане, имеющие судимость и иные проблемы с законом, в соответствии с ТК РФ.

Если гражданин впервые устраивается на работу, обязанность по оформлении его трудовой книжки и страхового свидетельства возлагается на работодателя. В тех случаях, когда трудовая книжка нового работника утеряна или повреждена, по его письменному заявлению, в котором объясняется факт отсутствия или повреждения этого документа, работодатель должен оформить дубликат трудовой книжки.

В некоторых случаях, согласно Трудовому кодексу РФ и иным федеральным законам, для осуществления некоторых видов деятельности для работника предусмотрена необходимость предъявления дополнительных документов, без которых трудовой договор с ним заключен быть не может.

В соответствии со ст.64.1 ТК РФ, граждане, уволенные с государственной или муниципальной службы, в течение двух лет после этого обязаны информировать нового работодателя о последнем месте службы.

После подготовительного этапа пошаговая процедура оформления трудового договора с новым сотрудником будет осуществляться в следующем порядке.

Шаг 1. Оформление работником заявления о приеме на работу

В подавляющем большинстве организаций этот шаг не является обязательным, поскольку такое заявление в ТК РФ не предусматривается. Но, в соответствии со ст. 26 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», ст. 16 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации», такое заявление необходимо написать гражданину, оформляющемуся на работу в органы государственного или муниципального подчинения.

Шаг 12. Внесение нового сотрудника в табель учета рабочего времени и другие документы

В некоторых случаях, в соответствии с установленным на предприятии регламентом, может потребоваться оформление личного дела работника. Иногда требуется сообщить о факте приема нового сотрудника его старому работодателю, а также предоставить сведения о нем в военкомат.

Личное дело на новичка оформляется, если это предусмотрено в отношении его должности работодателем. Большинство из них не вменяют в обязанности кадровой службы ведение личных дел сотрудников, но для тех, кто работает на государственной или муниципальной службе, это является обязательным условием. Если в коммерческой структуре работодатель сочтет это необходимым, ведение личных дел работников должно регламентироваться локальным нормативным актом. Регистрация личных дел производится в специальном журнале.

Бывший работодатель, в соответствии со ст. 64 ТК РФ, должен быть поставлен в известность о факте приема сотрудника на работу в том случае, если работник являлся государственным или муниципальным служащим и со дня его увольнения со службы прошло менее двух лет.

Это предусматривается «Правилами сообщения работодателем о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации», утвержденными Постановлением Правительства РФ от 21.01.2015 N 29.

Военный комиссариат должен быть уведомлен о факте приема на работу нового сотрудника в том случае, если работник подлежит воинскому учету, в соответствии с п. 32 Постановления Правительства РФ от 27.11.2006 N 719. Уведомление должно быть зарегистрировано, например, в журнале учета исходящих документов.