Закупочный акт-бланк: общие понятия, форма заполнения. Закупочный акт Скачать бланк закупочный акт форма оп 5
Оформление закупочного акта происходит в тех случаях, когда осуществляется покупка предприятием определенных продуктов (как правило, продуктов питания) у физического лица. Составляет документ покупатель. Помимо закупочного акта между сторонами должен заключаться и договор купли-продажи по тем же правилам, что при сделках между организациями. Чаще всего данный документ применяется в сфере общественного питания, когда рестораны, кафе, столовые и пр. заведения общепита покупают сельскохозяйственную продукцию у населения.
ФАЙЛЫ
Оформление закупочного акта
Как правило, подготовка акта лежит на стороне закупщика. Обязательной формы его нет, но есть унифицированная.
Закупочный акт относится к первичной документации и оформлять его можно как по унифицированной форме, утвержденной законодательством РФ, так и в свободном виде или же по разработанному внутри предприятия шаблону, в том числе допускается символика предприятия на бумаге.
Печатается он на обычном листе А4 формата непосредственно в момент осуществления сделки в двух экземплярах, один из которых остается у покупателя, второй передается продавцу.
В документе в обязательном порядке должны быть указаны подробные сведения об организации, закупающей продукцию и физическом лице, продающем ее. Информация, касающаяся гражданина, должна включать его паспортные данные и адрес места жительства. В специальную таблицу должен быть внесен полный перечень закупаемого продовольствия, а также данные о его количестве и стоимости. Документ необходимо заверить обеими сторонами.
Если покупка товара происходит у индивидуального предпринимателя без образования юр.лица, то в акте надо указать данные о налоговой инспекции, выдавшей свидетельство ИНН и ИП.
Для чего нужен закупочный акт
Закупочный акт нужен для того, чтобы зафиксировать факт совершения сделки и во избежание возможных претензий как со стороны покупателя, так и со стороны продавца. В случае, если разногласия все же появятся и наступит необходимость их решения в судебном порядке, данный документ будет обладать доказательной силой.
Инструкция по заполнению закупочного акта
В шапке документа следует указать сведения об организации, осуществляющей покупку продукции: ее полное наименование с указанием организационно-правового статуса, а также структурное подразделение , к которому относится сотрудник, совершающий сделку. Здесь же нужно внести ИНН предприятия и прочие данные , в соответствии с учредительными документами. Следует отметить, что чем выше сумма купли-продажи, тем тщательнее стоит относиться к заполнению документа.
Вторая часть документа (слева) включает в себя номер документа по внутреннему документообороту предприятия, а также дату его составления . Чуть ниже вписывается населенный пункт, в котором производится сделка, а также подробная информация о сотруднике, производящем закупку (должность, фамилия, имя, отчество полностью) и продавце (фамилия, имя, отчество гражданина полностью).
В основную часть документа включена таблица, в которую вносится полный подробный перечень закупаемой продукции. Здесь в соответствующие столбцы необходимо вписать наименование продукции, количество, стоимость за единицу измерения (обычно здесь считаются килограммы или штуки), а также общую стоимость. Под таблицей в графе «Итого» нужно указать полную цену закупленных товаров по данному закупочному акту (цифрами). Под таблицей полная стоимость указывается прописью.
В четвертый раздел вписывается:
- все, что касается продавца: его паспортные данные (серия, номер, когда, где и кем выдан), адрес регистрации места жительства (по паспорту), номер свидетельства о государственной регистрации предпринимателя (когда и кем выдано), фамилия, имя, отчество, номер ИНН (включая код налоговой службы, выдавшей ИНН);
- сведения по справке о наличии личного подсобного хозяйства;
Если данной справки нет, то это необходимо обязательно отметить.
- информацию об удержанном подоходном налоге.
Следует иметь ввиду, что по закону доходы от выращенных в личных подсобных хозяйствах сельскохозяйственных продуктов, налогом не облагаются.
Заключительная часть акта включает в себя расписку о получении денег продавцом от покупателя. Обе стороны должны заверить оформленный по всем правилам закупочный акт своими подписями. Печать организации на документе ставить необязательно.
После подписания акта представитель организации-покупателя, непосредственно производящий закупку, должен передать данный документ на подпись руководителю компании для утверждения. Затем документ следует передать в отдел бухгалтерии, где он будет включен в бухгалтерский учет.
Если компания или индивидуальный предприниматель приобретают какие-либо товары у физического лица, составляется договор купли-продажи, а также закупочный акт. Образец этого документа, готовый вариант заполнения и правила по его составлению – все это подробно рассмотрено в статье.
Каждая компания (и индивидуальный предприниматель) вправе приобретать товары не только у юридических лиц (или других ИП), но и у частных граждан. Эти товары могут использоваться в дальнейшем по любому назначению:
- перепродажа с целью извлечения прибыли от разницы в цене;
- хранение в течение определенного срока с целью дальнейшей реализации;
- непосредственное использование в производстве в качестве исходного сырья (например, приобретение пищевых продуктов для изготовления других продуктов).
В любом случае у граждан могут приобрести товар:
- коммерческие предприятия (ООО, ПАО и другие);
- индивидуальные предприниматели;
- некоммерческие компании для своих нужд (например, благотворительные, образовательные организации, религиозные и общественные объединения и другие).
При этом они должны быть надлежащего качества, что подтверждается соответствующими документами (например, ветеринарным свидетельством на мясо).
Покупка представляет собой обычную сделку купли-продажи, поэтому составляется соответствующий договор. Стороны могут осуществить сделку разово или периодически, в течение определенного времени. К договору купли-продажи в обязательном порядке составляется так называемый закупочный акт, который подтверждает сразу несколько фактов:
- Факт заключения сделки купли-продажи подробным описанием товара – название, количество, сумма по каждой позиции и итоговая сумма сделки.
- Факт передачи изделия от продавца (частного лица) покупателю (юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю).
- Факт отсутствия претензий к качеству и количеству (комплектации) продукции покупателя по отношению к продавцу.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Поскольку закупочный акт свидетельствует о фактически совершенной сделке, он составляется и подписывается только в момент передачи продукции, а не в предварительном порядке.
Инструкция по заполнению документа
Составить документ самостоятельно или заполнить готовую форму достаточно просто. Важно внимательно вписать все данные синей или черной ручкой (допускается и составление печатного варианта). В акте по форме № ОП-5 содержатся такие сведения:
- Краткое название компании (например. ООО «Смарткон»).
- Коды по ОКУД и ОКПО.
- Название структурного подразделения (например, склад или отдел сбыта), если таковое есть.
- ИНН компании и ее вид деятельности в соответствии с системой ОКДП.
- Виза «Утверждаю», которая прописывается генеральным директором (или другим уполномоченным лицом – например, его заместителем): дата, подпись, расшифровка подписи (фамилия, инициалы).
- Номер и дата. Нумерацию можно использовать сквозную, по календарным годам. Допускается и применение другой системы – на усмотрение руководства компании.
- Далее указывается место закупки – адрес прописывается с точностью до названия населенного пункта. Употребляются общепринятые сокращения: д. – деревня, г. – город и т.п.: например, Омская область, Омский район, д. Путинцево.
- Далее прописываются ФИО и контактные данные сторон:
- ответственный по закупкам (например, менеджер отдела снабжения) – фамилия, имя, отчество полностью;
- ФИО продавца – частного лица (также полностью).
- Далее в табличном виде прописывают наименования сельскохозяйственных продуктов, которые были приобретены:
- названия;
- коды;
- название единицы измерения и ее код в соответствии с ОКЕИ;
- количество каждого товара и его цена с точностью до копейки (в случае целых чисел указывается «00» копеек);
- общая сумма;
- суммарная стоимость всех изделий.
- Итоговая сумма указывается отдельной строкой прописью, копейки прописываются цифрами – например, «00» коп.
- Далее указывают все данные паспорта гражданина, у которого были приобретены продукты: серия, номер и другие. Прописывается также адрес по прописке.
- Затем указывают данные свидетельства о регистрации ИП. Если покупки производит юридическое лицо, эти строки остаются незаполненными.
- В завершающей части необходимо указать данные о справке, которая подтверждает наличие у продавца личного подсобного хозяйства (кем, когда выдана, на чье имя).
- Сумма подоходного налог (в размере 13% от общей стоимости покупки).
- В самом конце указывают отметки:
- о получении денег продавцом (подпись, расшифровка подписи);
- о получении продуктов покупателем (подпись и расшифровка подписи ответственного лица).
Бланк и образец акта 2019
Каждая компания или индивидуальный предприниматель вправе самостоятельно решить, какую форму удобнее использовать:
- Существует унифицированная форма № ОП-5, которая до недавнего времени применялась повсеместно в качестве единого варианта.
- Также можно самостоятельно разработать образец, с учетом конкретных особенностей процесса закупки.
Далее приводится пустой бланк единой формы – его можно использовать в качестве образца при составлении собственного варианта акта закупки.
А вот готовый образец:
Что касается собственной формы, то при ее разработке следует учесть, что документ должен содержать минимально такие сведения:
- сумма закупки;
- подпись, расшифровка подписи руководителя предприятия;
- дата составления;
- кто ответственен за сделку (фамилия, имя, отчество полностью и название должности);
- сведения о продавце (ФИО, паспортные данные, адрес регистрации, ИНН);
- какие товары (продукты) были приобретены – в табличном виде (название, количество, сумма по каждой позиции и общая стоимость сделки);
- итоговая сумма прописью;
- подпись продавца о том, что деньги были получены в полном объеме;
- подпись покупателя о том, что изделия надлежащего качества были получены в полном объеме.
За основу можно взять следующий бланк:
А вот готовый образец, который также можно использовать в качестве одного из собственных вариантов.
Документ всегда составляется в 2 оригинальных экземплярах – один остается у продавца, другой – у покупателя. Оба экземпляра имеют одинаковую юридическую силу и могут использоваться в качестве основного или дополнительного доказательства в судебных разбирательствах. Использование печати необязательно – если компания не применяет оттиски в своей работе, то на нем достаточно поставить только подпись.
Порядок покупки у физических лиц
Покупателю следует понимать и общий порядок сделок. Расчет происходит непосредственно в момент передачи, причем возможны два варианта:
- Наличный расчет – деньги передаются из кассы предприятия или же сотрудник покупает товар за свой счет и составляет авансовый отчет, за который потом получает компенсацию в полном объеме. При этом крайне важно указать в нем, что расчет был произведен полностью, у продавца претензий нет.
- В случае безналичного расчета образец документа не меняется, однако ставится пометка о том, на какой счет и в какие сроки должны быть переведены денежные средства.
При этом компания должна донести до продавца, что он сам обязан уплатить НДФЛ, т.е. задекларировать свои доходы в местной налоговой инспекции, поскольку компания, приобретающая товар, не несет никакой ответственности за эту операцию.
Организация, закупающая сырье у производителей, оформляет закупочный акт формы оп-5. Образец заполнения можно скачать бесплатно по прямой ссылке.
Расходы предприятия несут в себе не только отрицательные стороны, но и положительные моменты. Дело в том, что юридическим лицам, индивидуальным предпринимателям и иным учреждениям, согласно закона, позволено уменьшать базу налогооблагаемой суммы за счет документально подтвержденных расходов. Если организация закупает сырье у производителей - частных лиц, не образовавших юридическое лицо или не зарегистрировавшихся в качестве индивидуального предпринимателя, она может оформить закупочный акт у физического лица и приобщить его к собственному делопроизводству.
На данной странице имеется образец заполнения закупочного акта. По специальной прямой ссылке его можно скачать бесплатно без ограничений. Специальная форма оп-5 закупочного акта, утвержденная Госкомстатом, позволяет поддерживать единый бланк для учреждений и легкость в обработке информации. Закупочный акт, как и другие правовые бумаги, обладает рядом существенных пунктов. С заполнением закупочного акта справится рядовой сотрудник делопроизводства. Представленный шаблон имеет простейший формат редактирования.
Обязательные пункты закупочного акта
:- В верху пишется название организации, коды, структурное подразделение;
- Ниже, справа, утверждение руководства;
- Далее, посередине листа, титл;
- Дата оформления, номер, ФИО продавца, должность закупщика и другие реквизиты;
- Затем, в виде таблицы или списком, перечисляются закупленные материальные ценности, продукция;
- В конце подводятся итоги суммы и количества предметов;
- Подписи, расшифровка обоих участников в соответствующих пунктах.
Иногда организации и индивидуальные предприниматели закупаются у обычных граждан - непредпринимателей. Объектом купли-продажи, как правило, становятся продовольственные товары (например, сельскохозяйственная продукция, выращенная при ведении личного подсобного хозяйства), различного рода сырье (например, металлолом) и прочие предметы, ценности. Чтобы покупатель смог учесть стоимость покупки в расходах, нужно правильно задокументировать данную операцию. Для этих целей и используется закупочный акт .
При этом совсем не обязательно оформлять договор купли-продажи. Дело в том, что форма закупочного акта не установлена законодательно. Поэтому она может быть любой. На основании ч.4 Федерального закона № 402-ФЗ (далее - Закон № 402-ФЗ) организация (ИП) вправе разработать свой бланк документа, включив при этом в него условия передачи товара и его оплаты, а также реквизиты и подписи сторон сделки. Так закупочный акт заменит собой и «первичку», и будет выступать в качестве полноценного договора (подп.1 п.1 и п.2 ).
Разрабатывая шаблон закупочного акта не забывайте, что в нем должны быть предусмотрены поля для указания обязательных реквизитов первичного документа: (ч.2 Закона № 402-ФЗ):
- наименования документа;
- даты составления документа;
- наименования организации (ИП), от имени которой составлен документ;
- содержания факта хозяйственной жизни (т. е. покупки товара);
- величины натурального и / или денежного измерения (количество, цена, стоимость);
- наименования должности лица, совершившего сделку, его ФИО и подпись.
Помимо этого, в бланке должны быть отведены специальные поля для заполнения сведений о продавце - физическом лице (ФИО, паспортные данные, место проживания и т. д.) и его подписи.
Немного слов об унифицированной форме закупочного акта № ОП-5 . Она утверждена Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 г. № 132 и больше подходит предприятиям общепита, которые закупают сельхозпродукцию у населения. Те же компании и бизнесмены, которые не относятся к данной сфере деятельности, могут доработать бланк ОП-5 под себя (убрать ненужные (неактуальные) поля, графы, добавить нужные). Оптимальный вариант формы должен содержать следующее:
- наименование и дату составления акта;
- наименование организации или ИП, которые совершают покупку; наименование должности и ФИО уполномоченного лица; документ, подтверждающий полномочия;
- ФИО продавца, данные его паспорта, ИНН (при наличии);
- перечень приобретаемых товаров (наименование, единицы измерения, количество, цена и сумма закупки);
- расписку покупателя в том, что он получил товар согласно указанному перечню;
- расписку продавца в том, что он получил в оплату денежные средства в указанной сумме.
Совершая покупку у гражданина, оформляйте 2 экземпляра документа: один покупатель оставляет себе, второй вручает продавцу. Кстати, последний должен подтвердить качество своей продукции, если это касается продовольствия. Такой вывод следует из п.3 ст.20 Федерального закона от 02.01.2000 г. № 29-ФЗ «О качестве и безопасности пищевых продуктов» и ст.21 Закона РФ от 14.05.1993 г. № 4979-1 «О ветеринарии». Поэтому попросите у продавца заключение ветнадзора (к примеру, ветеринарное свидетельство).
Помимо этого, Методических рекомендаций, утвержденных письмом Комитета РФ по торговле от 10.07.1996 г. № 1-794/32-5, предписывает запрашивать справку, подтверждающую принадлежность продукции продавцу (ее можно получить в местной администрации или в правлении дачного кооператива).
1.Перечислить деньги на расчетный счет продавца.
Для этого покупатель составляет платежное поручение в банк, в котором указывает реквизиты получателя - продавца.
2. Выдать наличные деньги непосредственно продавцу из кассы предприятия.
Для этого кассир фирмы - покупателя выписывает расходный кассовый ордер по форме № КО-2.
3. Оплатить покупку наличными деньгами через подотчетное лицо.
Тогда «подотчетник» пишет , которое визирует руководитель фирмы - покупателя. Далее на основании заявления кассир выдает деньги по расходному кассовому ордеру № КО-2. В течение 3-х рабочих дней после окончания срока, на который были выданы подотчетные средства, работник предоставляет авансовый отчет. К нему он прилагает закупочный акт в качестве оправдательного документа.
В случае приобретения любых товаров у физических лиц, для организации требуется документальное подтверждение стоимости этой покупки.
Общие сведения, содержащиеся в Акте
В подобных случаях составляется закупочный акт, в котором должны быть отображены следующие реквизиты:
- полные ФИО продавца товара;
- его индивидуальный налоговый номер;
- купленные ТМЦ (читайте здесь Как заполнить доверенность на получение ТМЦ);
- подписи сторон (продавца и покупателя).
После этого акт заверяется печатью рынка как торгующей организации.
Закупочным актом именуется документ, который составляет при закупке определенной продукции у населения.
Законодательством РФ была утверждена специальная форма ОП-5, которой классификатором ОКУД присвоен код 0330505.
Составляют этот акт в 2-х идентичных экземплярах в момент произведения закупки. Ее осуществляет представитель организации. После подписания акта двумя сторонами сделки, каждой из них остается собственный экземпляр документа.
Акт ОП-5 обязан составляться для того, чтобы зафиксировать момент совершения закупки и избежать возможных будущих претензий с каждой стороны.
Способы выдачи закупочной документации и необходимые реквизиты
Для создания данного документа можно прибегнуть к одному из 2-х способов:
- Использовать разработанный шаблон согласно формы ОП-5, о котором шла речь выше. Его же образец утверждался формой ГоскомСтата РФ № 132, от 25.12.1998г. Чаще всего она применяется по своему непосредственному назначению - закупке организациями общепита сельскохозяйственной продукции у населения.
- Предприятие может воспользоваться инициативой Закона «О бухгалтерском учете» от 2013-го года, согласно которого могут разрабатывать формы первичных документов своими силами. Таким образом, бухгалтерия или делопроизводство устанавливают свою внутреннюю форму Акта, при условии, что он будет содержать реквизиты, указанные в Законе № 129-ФЗ от 21.11.1996.
К обязательным реквизитам любой первичной документации относят:
- наименование документа и дата его составления;
- название организации, составившей хозяйственный или иной документ;
- смысл произведенной операции;
- ее мера измерения (единицы);
- ответственные за проведение операции должностные лица;
- подписи ответственных.
Также читайте статью «Применение и образцы формы бланков акта приема-передачи.»
Как усовершенствовать форму документа
Если организация не принадлежит к сфере общепита, то может доработать типовую форму акта ОП-5 и применять ее в своем документообороте.
Исключите графы, которые кажутся неактуальными и добавьте необходимые.
В итоге, Акт закупки у физического лица будет включать в себя:
- номер и наименование документа, дата выдачи. Например, «Закупочный Акт №___, от __.__.____года»;
- наименования предприятия (ИП), которое совершает покупку товара, уполномоченный представитель и данные о нем;
- ФИО продавца-физлица и его полные данные паспорта;
- описание приобретаемых товарных позиций, их единицы измерения, количество;
- итоговая стоимость закупки в денежном исчислении;
- расписки продавца и покупателя о получении денежных средств и товара, соответственно;
- подписи уполномоченных представителей, место для печати.
- Манная каша на молоке: пропорции и рецепты приготовления Манная каша 1 порция
- Суп-пюре из брокколи с сыром Рецепт крем супа из брокколи с сыром
- Гороскоп: характеристика Девы, рождённой в год Петуха
- Причины выброса токсичных веществ Несгораемые углеводороды и сажа
- Современный этап развития человечества
- Лилия яковлевна амарфий Могила лилии амарфий
- Значение имени мариям Имя марьям значение происхождение