Кто должен подписывать упд со стороны продавца. Правила заполнения и регистрации упд. В универсальном передаточном документе можно одновременно отразить и товары, и сопутствующие услуги

Форма УПД объединяет в себе счет-фактуру и первичный документ , подтверждающий совершение хозяйственной операции. Бланк этого документа, а также рекомендации по его заполнению приведены в письме ФНС России от 21.10.13 № ММВ-20-3/96@ . При отгрузке товаров или передаче работ, услуг, имущественных прав не обязательно оформлять отдельно и счет-фактуру, и передаточный документ (товарную накладную, акт и т. д.). Начиная с 1 января 2013 года без каких-либо налоговых рисков их можно объединять в один универсальный передаточный документ (УПД).

Рекомендуемая форма универсального передаточного документа отвечает требованиям бухгалтерского и налогового законодательства. Разъяснения по составлению и использованию УПД приведены в письме ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96. Поскольку форма УПД носит рекомендательный, а не обязательный характер, в нее можно добавлять столбцы или вносить дополнительную информацию (письмо ФНС России от 24 января 2014 г. № ЕД-4-15/1121).

УПД содержит реквизиты счета-фактуры (в черной рамке) и первичного документа. Дополняя реквизиты в черной рамке, руководствуйтесь правилами для счетов-фактур. То есть в черную рамку можно вносить только те реквизиты, которые инспекторы разрешают добавлять в счета-фактуры. Например, в счет-фактуру можно вносить дополнительные реквизиты между строкой 8 «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)» и таблицей. Разрешают дополнять и саму таблицу – колонками слева от графы 1 и справа от графы 11. Можно вписывать дополнительные реквизиты после подписей руководителя и главного бухгалтера. Главное – не нарушать последовательность обязательных строк и граф. Об этом сказано в письмах Минфина России от 8 апреля 2016 N 03-07-09/20121 , от 26 февраля 2016 № 03-07-09/10933, от 14 ноября 2016 № 03-07-09/66475, ФНС России от 17 августа 2016 № СД-4-3/15094. Учитывая, что «черная рамка» в УПД – это тот же самый счет-фактура, следуйте этим разъяснениям и при изменении формы УПД (УКД). За пределами черной рамки добавляйте любые нужные реквизиты.

УПД можно оформлять не только на бумаге, но и в электронном виде. Электронный формат УПД утвержден приказом ФНС России от 24 марта 2016 № ММВ-7-15/155. Электронный формат УКД утвержден приказом ФНС России от 13 апреля 2016 № ММВ-7-15/189. Эти форматы можно использовать как при обмене УПД и УКД с контрагентами, так и при передаче таких документов в налоговые инспекции (абз. 3 , абз. 3 п. 5 ст. 93.1 НК РФ).

к меню

Любое изменение в форме счета-фактуры – основание для самостоятельной корректировки формы УПД и УКД

Обязательные реквизиты счетов-фактур прописаны в статье 169 Налогового кодекса РФ. Сами формы счетов-фактур утверждены постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 № 1137 .

Время от времени образцы счетов-фактур дополняют новыми реквизитами. Однако в бланки УПД и УКД ФНС России изменения не вносит, т.к. эти бланки не обязательные. Поэтому ФНС России рекомендует налогоплательщикам не дожидаться официальных изменений УКД и УПД, а самостоятельно дополнять эти бланки новыми реквизитами (письма ФНС России от 14 сентября 2017 г. № ЕД-4-15/18321 и № ЕД-4-15/18322).

В 2017 году таких изменений было два.

С 1 июля при реализации по госзаказам поставщики обязаны указывать в счетах-фактурах идентификатор государственного контракта, договора (соглашения). Такое требование установлено Законом от 3 апреля 2017 № 56-ФЗ. В связи с этим в бланки обычного и корректировочного счетов-фактур добавили дополнительную строку «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)». Такие изменения Правительство РФ закрепило постановлением от 25 мая 2017 № 625.

С 1 октября в форму счета-фактуры добавили графу 1а для кода вида товара. Ее должны заполнять организации, которые экспортируют товары в страны ЕАЭС. Кроме того, уточнили заголовок графы 11 – здесь надо указывать регистрационный номер таможенной декларации. А в строке 8 появилось уточнение о необходимости заполнять ее при наличии идентификатора госконтракта. Поправки в форму внесли постановлением Правительства РФ от 19 августа 2017 № 981.

к меню

Что заменяет собой УПД, назначение документа

УПД представляет собой счет-фактуру, в который включены несколько дополнительных реквизитов. Наряду с реквизитами счета-фактуры УПД содержит в себе элементы:

• товарной накладной;
• товарного раздела товарно-транспортной накладной;
• накладной на отпуск материалов на сторону;
• акта о приеме-передаче объекта основных средств.

Поэтому, используя УПД, любая организация при реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав) может объединить в этом документе сведения, для отражения которых предназначены формы № ТОРГ-12, № М-15, № ОС-1 и № 1-Т, и одновременно предъявить покупателю (заказчику) .

По своему статусу универсальный передаточный документ УПД приравнивается к первичному учетному документу. Следовательно, его форма должна быть утверждена руководителем организации и закреплена в учетной политике.

к меню

Нужно ли уведомлять покупателей о том, что вместо счетов-фактур организация использует УПД

Законодательно такая обязанность не предусмотрена. Однако по согласованию между собой поставщик и покупатель могут включить это условие в текст договора. В таком случае в договоре можно указать, как именно будет использоваться УПД: только в качестве первичного документа (например, как накладная на отгрузку товаров) или одновременно и в качестве первичного документа, и в качестве счета-фактуры.

Условие о применении УПД можно оформить и в виде дополнительного соглашения к договору поставки.

Примечание : Скачать допсоглашение о применении универсального передаточного документа (.doc 39 Кб)

Примечание : Скачать Приказ о праве подписи универсального передаточного документа (УПД) (.doc 35 Кб)

к меню

Назначение УПД

Назначение УПД зависит от статуса, присвоенного этому документу, – 1 или 2. УПД составляет продавец (исполнитель), следовательно, он же указывает и статус документа.

Статус 1 означает, что УПД можно использовать и как первичный документ для оформления хозяйственных операций, и как основание для вычета НДС, то есть как счет-фактуру.

Статус 2 означает, что УПД решили применять только как первичный документ для оформления хозяйственных операций. В этом случае продавцу придется составить отдельный счет-фактуру.

Впрочем, сам по себе статус документа носит сугубо информационный характер. На самом же деле нужно смотреть, какие реквизиты в УПД заполнены. Если, к примеру, в нем пустует графа «Налоговая ставка» (графа 7), то покупатель не сможет заявить к вычету НДС по такому УПД. Даже если в документе будет значиться статус 1. Дело в том, что налоговая ставка является обязательным реквизитом счета-фактуры (п. 5 ). Без него счет-фактура считается заполненным неправильно, и принять НДС к вычету на основании такого УПД нельзя.

к меню

Кто может использовать УПД

Форму УПД могут использовать любые организации и предприниматели. В том числе и те, которые не платят НДС. Например, организации, перешедшие на спецрежимы (УСН, ЕСХН) или использующие освобождение по Налогового кодекса РФ, могут применять УПД в качестве первичного учетного документа для подтверждения расходов (письмо ФНС России от 5 марта 2014 г. № ГД-4-3/3987). При этом им не нужно заполнять:

• графу 7 «Налоговая ставка»;
• графу 8 «Сумма налога, предъявляемая покупателю».

Нумеровать УПД можно в единой хронологии вместе со счетами-фактурами

Реквизиты продавца и покупателя (строки 2–7) – это та часть УПД, которая полностью дублирует счет-фактуру, заполняйте ее в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.

Статус «1» означает, что УПД используется и в качестве счета-фактуры, и в качестве первичного документа для подтверждения хозяйственной операции.

Таблицу (графы 1–11) заполняйте также по правилам, которые справедливы для счета-фактуры

Укажите артикул товаров или код вида деятельности, в рамках которой выполняется работа, услуга (ОКВЭД, ОКУН)

Ту часть УПД, в которой дублируются реквизиты товарной накладной и товарного раздела товарно-транспортной накладной (строки 8–19), заполняйте по правилам оформления этих документов. Кроме того, можно использовать таблицы, приведенные в приложениях 3 и 4 к письму ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96

Укажите дату и номер договора, на основании которого реализованы товары, работы, услуги, имущественные права. Если поставщик отгружал товары по доверенности, нужно указать реквизиты этого документа

Если ответственным за отгрузку и подписание счетов-фактур является один и тот же человек, то в этой строке он может не дублировать свою подпись

к меню

Для каких операций можно применять УПД

С помощью УПД можно оформлять отгрузку товаров, выполнение работ, оказание услуг, а также передачу имущественных прав.

Кроме того, организации могут использовать УПД и для посреднических операций. Например, когда заказчик (комитент, принципал, доверитель) отгружает товары посреднику (комиссионеру, агенту, поверенному) для продажи. В этом случае УПД будет считаться первичным документом на передачу ценностей без перехода права собственности. В строке 8 «Основание передачи (сдачи)/получения (приемки)» нужно указать реквизиты договора на оказание посреднических услуг. При этом не заполняйте:

• строку 2 «Продавец»;
• строку 2а «Адрес»;
• строку 2б «ИНН/КПП продавца»;
• строку 6 «Покупатель»;
• строку 6а «ИНН/КПП покупателя»;
• строку 6б «ИНН/КПП покупателя».

к меню

Можно ли составлять УПД при получении аванса

Для таких ситуаций УПД не подходит. Для вычета НДС с аванса выставляйте покупателям счета-фактуры по форме, установленной постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 № 1137.

Ситуаций с частичной предоплатой нет среди тех, когда вместо счета-фактуры можно оформлять УПД. Все они названы в приложении 2 к письму ФНС России от 21 октября 2013 № ММВ-20-3/96. Поэтому применяйте обычные счета-фактуры, когда:

• продавец начисляет НДС с полученного аванса;
• покупатель принимает к вычету НДС с выплаченного аванса;
• продавец принимает к вычету НДС с полученного аванса
• покупатель восстанавливает НДC, ранее принятый к вычету с выплаченного аванса.

Когда можно применять УКД

УКД можно оформить в двух случаях:

1. если после отгрузки продавец меняет цену или количество отгруженных товаров (работ, услуг, имущественных прав);
2. если продавец согласен с претензией покупателя, который при приемке (до оприходования) обнаружил расхождения по количеству и качеству переданных товаров (работ, услуг, имущественных прав).

УКД не применяется:

• для исправления ошибок, которые продавец допустил при составлении первичного счета-фактуры, УПД или других первичных документов на отгрузку. В этом случае ошибку нужно исправить в первоначальном комплекте документов. Как исправить ошибки в УПД, указано в приложении 7 к письму ФНС России от 17 октября 2014 № ММВ-20-15/86 ;
• при возврате продавцу товаров, принятых на учет покупателем («обратная реализация»).

к меню

Как исправить ошибку в УПД

Ошибки в УПД нужно исправить по правилам, которые прописаны в приложении 7 к письму ФНС России от 17 октября 2014 г. № ММВ-20-15/86 . Порядок зависит от статуса УПД. Если используете УПД и как первичный документ, и как счет-фактуру, исправляйте ошибки и по правилам постановления Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, и по правилам Закона от 6 декабря 2011 г. . А если УПД только первичный документ, руководствуйтесь Законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

УПД со статусом 1

Если ошиблись в показателях, которые относятся и к первичному документу, и к счету-фактуре, составьте новый УПД. Его заполните в зависимости от вида ошибки.

Первый вид: ошибка помешает принять НДС к вычету. В этом случае составьте новый УПД. В строке (1а) укажите порядковый номер и дату исправления. В новом УПД проставьте статус 1, а документ составьте по правилам пункта 7 раздела II приложения 1 к постановлению Правительства РФ № 1137.

Второй вид : ошибка позволит принять к вычету НДС. Чтобы исправить ошибку, составьте новый УПД и присвойте ему статус 2 независимо от статуса первоначального. В строке (1а) укажите порядковый номер и дату исправления. Исправляйте УПД по правилам статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Такой документ не регистрируйте в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур, в книге покупок и книге продаж.

Если ошиблись в показателях, которые относятся только к первичному документу и не затрагивают показатели счета-фактуры, ошибку исправьте по правилам Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ:

• либо составьте новый УПД со статусом 2;
• либо исправьте первичный УПД.

к меню

УПД со статусом 2

Когда УПД используете только как первичный документ, ошибку исправляйте по Закону от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Есть два способа:

• составьте новый УПД с верными данными;
• исправьте первичный УПД.

Как бухгалтеру исправлять ошибки в первичном документе?

Ошибки в первичных документах можно исправлять так : зачеркните неправильный текст и надпишите над зачеркнутым исправленный текст. Зачеркивание производите одной чертой, так чтобы можно было прочитать исправленное. Исправления в документах заверьте подписями лиц, составивших документ (с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц), проставьте дату внесения исправления.

Вносить исправления в кассовые и банковские документы нельзя. Такие правила установлены пунктом 7 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, разделом 4 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105, и пунктом 4.7 указания Банка России от 11 марта 2014 г. определено, что подтверждением данных налогового учета являются, в том числе, первичные учетные документы (включая справку бухгалтера).

Состав обязательных реквизитов УПД, предложенного ФНС России к применению хозяйствующими субъектами, соответствует всем требованиям Федерального закона от 06.12.2011 , предъявляемым к первичному учетному документу.

Поэтому, УПД - универсальный передаточный документ можно использовать для подтверждения затрат, учитываемых при исчислении налога на прибыль организаций.

В соответствии с положениями пункта 3 и пункта 2 расходы, учитываемые в целях налогообложения единым сельскохозяйственным налогом и налогом, уплачиваемым при применении упрощенной системы налогообложения, принимаются при условии их соответствия критериям, указанным в пункте 1 . Таким образом, расходы, подтвержденные УПД, учитываются при формировании налоговой базы в целях исчисления вышеуказанных налогов в общеустановленном порядке.

к меню

Скачать бесплатно документы с УПД

Пустой бланк УПД - универсального передаточного документа (.xls 47 Кб)

Пример заполнения УПД (.doc 107 Кб)

Нумеровать УПД можно в единой хронологии вместе со счетами-фактурами. Реквизиты продавца и покупателя (строки 2–7) – это та часть УПД, которая полностью дублирует счет-фактуру, заполняйте ее в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137. Статус «1» означает, что УПД используется и в качестве счета-фактуры, и в качестве первичного документа для подтверждения хозяйственной операции.

Пример заполнения универсального корректировочного документа (УКД) (.doc 90 Кб)

к меню

В универсальном передаточном документе можно одновременно отразить и товары, и сопутствующие услуги

Отражение в универсальном передаточном документе (УПД) одновременно и отгрузки товаров, и приемки-передачи сопутствующих услуг, не препятствует признанию расходов и вычетам НДС. Такой вывод следует из письма ФНС России от 23.09.16 № ЕД-4-15/17910 .

Выберите рубрику 1. Предпринимательское право (237) 1.1. Инструкции по открытию бизнеса (26) 1.2. Открытие ИП (27) 1.3. Изменения в ЕГРИП (4) 1.4. Закрытие ИП (5) 1.5. ООО (39) 1.5.1. Открытие ООО (27) 1.5.2. Изменения в ООО (6) 1.5.3. Ликвидация ООО (5) 1.6. ОКВЭД (31) 1.7. Лицензирование предпринимательской деятельности (13) 1.8. Кассовая дисциплина и бухгалтерия (69) 1.8.1. Расчет зарплаты (3) 1.8.2. Декретные выплаты (7) 1.8.3. Пособие по временной нетрудоспособности (11) 1.8.4. Общие вопросы бухгалтерии (8) 1.8.5. Инвентаризация (13) 1.8.6. Кассовая дисциплина (13) 1.9. Проверки бизнеса (19) 10. Онлайн-кассы (14) 2. Предпринимательство и налоги (415) 2.1. Общие вопросы налогообложения (27) 2.10. Налог на профессиональный доход (9) 2.2. УСН (44) 2.3. ЕНВД (46) 2.3.1. Коэффициент К2 (2) 2.4. ОСНО (36) 2.4.1. НДС (17) 2.4.2. НДФЛ (8) 2.5. Патентная система (24) 2.6. Торговые сборы (8) 2.7. Страховые взносы (64) 2.7.1. Внебюджетные фонды (9) 2.8. Отчетность (86) 2.9. Налоговые льготы (71) 3. Полезные программы и сервисы (40) 3.1. Налогоплательщик ЮЛ (9) 3.2. Сервисы Налог Ру (12) 3.3. Сервисы пенсионной отчетности (4) 3.4. Бизнес Пак (1) 3.5. Калькуляторы онлайн (3) 3.6. Онлайнинспекция (1) 4. Государственная поддержка малого бизнеса (6) 5. КАДРЫ (104) 5.1. Отпуск (7) 5.10 Оплата труда (6) 5.2. Декретные пособия (2) 5.3. Больничный лист (7) 5.4. Увольнение (11) 5.5. Общее (22) 5.6. Локальные акты и кадровые документы (8) 5.7. Охрана труда (9) 5.8. Прием на работу (3) 5.9. Иностранные кадры (1) 6. Договорные отношения (34) 6.1. Банк договоров (15) 6.2. Заключение договора (9) 6.3. Дополнительные соглашения к договору (2) 6.4. Расторжение договора (5) 6.5. Претензии (3) 7. Законодательная база (37) 7.1. Разъяснения Минфина России и ФНС России (15) 7.1.1. Виды деятельности на ЕНВД (1) 7.2. Законы и подзаконные акты (12) 7.3. ГОСТы и техрегламенты (10) 8. Формы документов (82) 8.1. Первичные документы (35) 8.2. Декларации (25) 8.3. Доверенности (5) 8.4. Формы заявлений (12) 8.5. Решения и протоколы (2) 8.6. Уставы ООО (3) 9. Разное (25) 9.1. НОВОСТИ (5) 9.2. КРЫМ (5) 9.3. Кредитование (2) 9.4. Правовые споры (4)

Еще в октябре прошлого года ФНС России разработала и представила на публику универсальный передаточный документ (далее – УПД) (письмо ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96@ " ", далее – письмо о применении УПД).

Его форма содержит все обязательные реквизиты, предусмотренные для счетов-фактур и первичных учетных документов. Таким образом, организация может применять его либо для расчетов с бюджетом по НДС и подтверждать расходы, либо только как первичный учетный документ.

Казалось бы, его использование способно снизить документооборот в разы, но не все организации и ИП спешат применять УПД. И дело здесь может быть как в финансовых вопросах, ведь внесение нового бланка в автоматизированные системы документооборота требует и времени, и денег, так и в налоговых – существует опасение, что могут возникнуть сложности при подтверждении расходов и заявлении вычета по НДС.

Попытаемся разобраться, напрасны ли опасения налогоплательщиков.

Что представляет собой УПД, и для чего он нужен

Название этого документа говорит само за себя – он объединяет в себе сразу две важные бумаги: счет-фактуру и первичный учетный документ, оформляющий ту или иную операцию.Однако в основу УПД положена все же форма счета-фактуры, которая дополнена необходимыми реквизитами. Это сделано потому, что данную форму налогоплательщик не имеет право разработать сам () в отличие от форм накладных или актов приемки-передачи выполненных работ. Напомним, что с 2013 года организации и ИП получили право составлять свои формы первичных документов, а обязанность использовать унифицированные была отменена (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ " "; далее – закон о бухучете).

Стоит отметить, что форма УПД, предложенная ФНС России, носит рекомендательный характер. Налогоплательщик, как и раньше, может продолжать использовать:

• форму счета-фактуры, установленную постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 " " (далее – Постановление № 1137);
• формы первичных документов, разработанных самостоятельно и содержащих все реквизиты в соответствии с .

И, наоборот, применение УПД не лишает возможности:

• учитывать оформленный факт в целях бухгалтерского учета;
• использовать право на вычет по НДС;
• подтверждать затраты в целях налога на прибыль и других налогов.

Однако если с подтверждением расходов все просто: не содержит конкретного перечня документов их подтверждающих, то есть УПД гармонично вписывается в налоговый учет, то насчет вычетов по НДС многие налогоплательщики боятся, что могут возникнуть проблемы.

Вторая же часть УПД состоит из 12 строк (строки 8-19).

В строке 8 "Основание передачи (сдачи)/получения (приемки)" указывается информация, которая позволяет определить содержание факта хозяйственной жизни и специфические условия сделки. То есть прописываются реквизиты договора, соглашения, поручения и т. п. Обязательный реквизит.

В строке 9 "Данные о транспортировке и грузе" следует прописывать реквизиты транспортных документов, поручений экспедиторам, складских расписок и прочие уточняющие сведения о перевозке. Также эта строка может содержать информацию о грузе: количестве, массе нетто/брутто, комплектации и т.д.

В строках 10 и 15 вписываются должности, ФИО и подписи лиц, соответственно передавших и получивших товары (работы, услуги, имущественные права). Если передает товар то же лицо, которое является уполномоченными за подписание счета-фактуры, то в строке 10 подпись можно не ставить, а только указать ФИО и должность.

В строках 11 и 16 заполняются даты соответственно отгрузки (передачи) и получения товаров (работ, услуг, имущественных прав). Дата в строке 16 не может быть раньше даты в строке 11 , а та в свою очередь может быть или равной, или позднее даты составления УПД. Оба показателя обязательными не являются, однако налоговики рекомендуют заполнять их даже в случае совпадения с датой составления документа. Это позволит избежать несогласованного внесения изменений в документ (произвольного проставления даты) любой заинтересованной стороной и позволит исключить споры о дате возникновения соответствующих правоотношений.

Строка 12 предназначена для того, чтобы вносить иные сведения об отгрузке. Например, данные о паспортах, сертификатах, а также о количестве и виде любых других документов, являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД. В свою очередь в строке 17 "Иные сведения о получении/приемке" указывается информация о наличии/отсутствии претензий или также данные о документах, оформленных покупателем и являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД.

В строках 13 и 18 отражается информация о лицах, ответственных за правильность оформления факта хозяйственной жизни. Оба реквизита являются обязательными. Обратите внимание, что такими лицами могут быть и ответственные за передачу (получение) груза (строки 10 и 15 ), а также руководитель организации или главный бухгалтер. В случае если именно эти лица являются ответственными за правильность оформления сделки, то в строках 13 и 18 указываются их должности и ФИО без проставления подписей.

Поскольку форма УПД может быть дополнена и другими строками, то в случае необходимости (например, если в организации за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц) нужно будет ввести дополнительную строку 13а или 18а для указания должности, ФИО и подписи второго ответственного лица.

Строки 14 и 19 могут использоваться для внесения наименований и иных реквизитов, определяющих экономических субъектов, составивших УПД со стороны продавца и покупателя. Здесь могут быть указаны сведения о лице, ведущем бухучет на основании договора или информация о комиссионере (агенте), если он передает комитенту (принципалу) товар (работы, услуги), приобретенные у продавца от своего имени. Оба реквизита являются обязательными, однако если на документе будут проставлены печати, имеющие в своем составе полное наименование сторон сделки, то эти строки можно не заполнять. Что касается самой печати, то она может и не проставляться, но только если заполнены все обязательные реквизиты первичного документа ().

3 причины использовать УПД

С точки зрения налогового документооборота использовать УПД, безусловно, выгодно. Во-первых, снижается количество документов, которыми обмениваются контрагенты. Во-вторых, уменьшается объем бумаг, предоставляемых в налоговые органы. Следовательно, происходит экономия финансов налогоплательщика на обмен (передачу), хранение и учет этих первичных документов.

Кроме того, снижаются и трудозатраты, ведь сокращается время, потраченное на заполнение документов, поскольку указать реквизиты один раз в УПД легче, чем два раза: и в счет-фактуре, и в первичном учетном документе.

Да, ко всему новому достаточно сложно привыкнуть, но форма УПД не ноу-хау – практически все реквизиты знакомы налогоплательщику не понаслышке. Тем более в письме о применении УПД ФНС России разъяснила порядок их заполнения. Таким образом, проблем с привыканием быть не должно.

И как уже говорилось, не нужно бояться, что УПД не примут для подтверждения расходов или вычетов по НДС. Если все заполнено правильно и все реквизиты на месте, то проблем с налоговыми органами не возникнет. В подтверждение этому есть письма контролирующих органов.

А что касается НДС, то в письме об УПД прямо прописано, что если в реквизите "Статус" проставлено значение "1" и все необходимые для счета-фактуры реквизиты заполнены правильно, то проблем с вычетом по НДС возникнуть не должно.

Таким образом, если налогоплательщик правильно заполнит УПД, то он не только избежит претензий налоговых органов, но и сэкономит на учете, хранении и передаче первичных документов.

В конце 2013 года ФНС РФ, по согласованию с Минфином, выпустила письмо, в котором предлагалось ввести УПД - универсальный передаточный документ. Как поясняла налоговая служба, использовать его можно было уже с начала 2013-го. Вводился универсальный передаточный документ вместо товарной накладной и счет-фактуры. В ФЗ № 402 организациям и предпринимателям предоставлено право самостоятельно разрабатывать первичные бумаги, которые необходимы при работе и использование которых будет наиболее удобным. Рассмотрим далее, что собой представляет универсальный передаточный документ. Образец бумаги будет также представлен в статье.

Общие сведения

ФНС предлагало в своем письме совместить счет-фактуру и бухгалтерский документ. Это новшество касается всех хозяйствующих субъектов, в том числе тех, кто работает по упрощенной системе обложения. Таким образом, предприятия могут не только получать от контрагентов УПД. Универсальный передаточный документ компании вправе выписывать сами. В данном случае главным требованием является соблюдение всех обязательных реквизитов, перечисленных в п. 2, статьи 9 ФЗ № 402.

Функции

Форма универсального передаточного документа создана на основе счета-фактуры. При этом он перенесен в новую бумагу полностью и отделяется жирной чертой. После этого указываются сведения о дате отгрузки и приема продукции, ответственных лицах. Это те реквизиты, которые обычно присутствуют в таких бумагах, как ОС-1, ТОРГ-12, М-15 и так далее. Применение универсального передаточного документа может осуществляться двумя способами. Это обусловлено тем, что в нем присутствуют данные счет-фактуры и первичной бухгалтерской бумаги.

Так, универсальный передаточный документ можно использовать для подтверждения только перехода права собственности или дополнительно для исчисления НДС. В зависимости от этого будут указываться те или иные коды. В специальной графе в верхней части слева указывается статус универсального передаточного документа. Это может быть код 2 или код 1. В последнем случае бумага выступает как счет-фактура и акт, во втором - только как передаточный документ. При указании кода 1 допускается отдельное оформление счета-фактуры. Собственник имущества самостоятельно решает, какую функцию будет выполнять универсальный передаточный документ.

Когда можно применять бумагу предприятию на УСН?

Предприниматели и компании, использующие упрощенный спецрежим, не являются плательщиками НДС. Это установлено ст. 346.11 НК в п. 2 и п. 3. В этой связи УПД на услуги, товары, работы выписывать при обычных хозяйственных операциях нецелесообразно. Это обусловлено тем, что в своей деятельности "упрощенцы", как правило, используют акт или накладную - одну бумагу, подтверждающую факт перехода права собственности и реализацию. Форма таких документов не такая объемная и является более привычной в работе. При желании, разумеется, можно использовать и нововведение.

Если предприятие решает использовать универсальный передаточный документ, бланк должен содержать код 2. В некоторых случаях предприниматели и компании идут навстречу ценным клиентам и начисляют НДС при продаже. В этом случае контрагенты получают продукцию со входным налогом. В такой ситуации целесообразнее использовать универсальный передаточный документ. Когда можно применять бумагу другим лицам? Использовать ее могут посредники на УСН, которые реализуют от своего имени продукцию/работы с НДС. Это обусловлено тем, что такие агенты обязаны выписывать счета-фактуры и накладные для покупателей. В таких случаях в верхнем углу слева ставится код 1.

Универсальный передаточный документ: заполнение

Таким образом, новая бумага может совмещать функции счета-фактуры и акта об отгрузке. Но чтобы это было реализовано на практике, необходимо правильно заполнить документ. В счетах-фактурах присутствуют свои реквизиты, а в актах - свои. И эти сведения отличаются друг от друга. Рассмотрим ситуацию. Универсальный передаточный документ исполняет одновременно 2 функции и имеет, соответственно, код 1.

В этом случае должны присутствовать сведения в строках 1-7, графах 1-11. В п. 5 ст. 169 НК, а также в правительственном Постановлении № 1137 установлены правила, в соответствии с которыми вносятся сведения в универсальный передаточный документ. Подписи главного бухгалтера и руководителя либо лиц, уполномоченных ими, должны быть в обязательном порядке. В противном случае бумага не будет иметь силы. Если в документе стоит код 2, то в нем следует указать все показатели, которые обязательны для любой "первички". Эти реквизиты перечисляются в ст. 9, п. 2 ФЗ № 402.

Важный момент

При внесении данных в универсальный передаточный документ с кодом 2 можно внести сведения и в другие, кроме обязательных, строки. Присутствие информации в них не будет считаться ошибкой. Наоборот, таким образом, будет полнее раскрыто содержание хозяйственной операции. Однако специалисты рекомендуют с особым вниманием отнестись в таких случаях к графам 7 и 8. В них указывают налоговую ставку по НДС и сумму отчисления. Если в этих строках будут присутствовать сведения, то предприятие на УСН могут посчитать как плательщика указанного налога. Но по закону такой обязанности у субъекта нет. Во избежание путаницы следует оставлять эти строки пустыми. Исключение составляют случаи, упомянутые выше, когда предприятие выполняет просьбу контрагента или является посредником.

Обязательные реквизиты

Чтобы было понятно, что и куда вписывать, целесообразно представить эту информацию в виде таблицы.

Реквизит	Графы
Наименование	Название УПД указывается в верхнем левом углу. Оно конкретизируется кодом 1 либо 2. Графа "статус" имеет информативный характер. При внесении данных только в эту строку без указания других сведений в остальных строках, бумага не становится счетом-фактурой или первичной.
Дата составления	Графа 1
Наименование хозяйствующего субъекта, оформляющего универсальный передаточный документ	Стр. 14 и 19 либо "М.П." (место печати).
Содержание операции	Графы 2б, 2а, 2, 6б, 6а, 6. В этих строках указываются сведения о сторонах сделки. Графа 1 и гр. Б (на усмотрение) отражают предмет договора. Стр. 8 - основания возникновения правоотношений. Графы 9, 17 и 12. В них указывают дополнительную информацию, отражающую обстоятельства и условия операции. Стр. 11 и 16. В них могут присутствовать уточняющие сведения о датах выполнения условий.
Денежное и(или) натуральное измерение	Стр. 2-6, 9. Если сделка совершается с предоплатой, то сведения вносят в стр. 5.
Наименование должностей сотрудников, которые совершили операцию или являются ответственными за нее.	Стр. 10 и 15 либо 13 и 18.
Подписи указанных выше лиц, их Ф. И. О или другие реквизиты, по которым осуществляется их идентификация.	Стр. 13 и 18. В случае отсутствия в них подписей - графы 10 и 15. Если росписи нет и в стр. 10, то "Руководитель предприятия либо другое уполномоченное лицо".

Возможные затруднения

В бланк рассматриваемого документа, кроме реквизитов, являющихся привычными для работника, присутствуют и такие, которые могут вызвать ряд вопросов. Налоговая служба в Приложении 3 к своему письму поясняет, какая информация должна быть в незнакомых строках. Кроме этого, ФНС разъясняет, на что необходимо обращать внимание при заполнении уже известных граф. Например, вопросы могут возникнуть при оформлении строк 3 "Отправитель груза и его адрес" и 4 "Получатель груза и его адрес". Кроме наименования и места расположения указанных субъектов, допускается дополнить сведения данными об ИНН и КПП.

Код товара/работы

Он проставляется в графе Б. Этот реквизит обязательным не считается. В данном случае главное, чтобы предмет операции был понятен по строке 1. Если же предприниматель решает заполнить эту строку, то при продаже товара можно внести артикул изделий. Если же речь о работах, то указывается код ОКВЭД. Если информация об услуге, то вписывается вид по ОКУН. Эти данные впоследствии могут помочь при подсчете доходов, если предприятие совмещает несколько спецрежимов или пользуется сниженными тарифами на страховые отчисления.

Строка 10

В этой графе указывается наименование должности лица, которое является ответственным за сдачу работ или отгрузку товара. Здесь также должна стоять его подпись и Ф. И. О. При оформлении бумаги с кодом 1 в обязательном порядке она заверяется руководителем, бухгалтером либо их уполномоченными. Если работу или товар сдает один из них, то в стр. 10 достаточно вписать только должность и Ф. И. О. Повторно подпись ставить не обязательно.

Дата сдачи/отгрузки

Она указывается по строке 11. В соответствии с общим правилом, дата сдачи/отгрузки совпадает с числом, в которое был оформлен отгрузочный документ. В установленном порядке "первичка" составляется в день совершения операции. Но бывают случаи, когда документ оформляется в одну дату, а непосредственно сама отгрузка по тем или иным причинам произошла в другую. В этих ситуациях, разумеется, числа будут отличаться. В универсальном документе предусмотрена графа 11, в которой указывают реальную дату операции. Даже если числа совпадут, рекомендуется заполнить стр. 11. Это предотвратит несогласованное внесение изменений в бумагу.

Иные данные о передаче/отгрузке

Эта информация указывается в строке 12. Здесь можно привести ссылки на сведения, сопутствующие передаче/отгрузке. К примеру, это могут быть данные о сертификатах, паспортах, количестве и типах любых иных документов, которые выступают как неотъемлемое приложение к УПД. Если передаются работы, то отдельно может приводиться отчет с подробным описанием. Зачастую сотрудники налоговой инстанции требуют в таких случаях детальной информации.

Ответственный за оформление

В строке 13 должна быть указана должность того лица, который отвечает за правильность документирования сделки со стороны предприятия. Здесь же ставится его фамилия и инициалы. В обязательном порядке он должен расписаться, если его подпись не стоит выше в строке ответственного за отгрузку либо заверение счета-фактуры.

Наименование составителя

Оно указывается в графе 14. Здесь вписывается название лица, составившего документ. Это может быть организация, осуществляющая ведение бухучета у продавца в соответствии с договором. Строку 14 допускается не заполнять при условии, что в поле "М. П." стоит печать с указанием на наименование предприятия-составителя.

Вероятные сложности у покупателя

Некоторые графы универсального документа могут вызвать вопросы у контрагента. Так, в строке 15 он должен указать наименование должности лица, которое получило груз или приняло работы/услуги, его фамилию, инициалы. Здесь же ставится его автограф. В строке 16 проставляется реальная дата приемки/получения. Этот реквизит обязательным не считается. Тем не менее ФНС рекомендует всегда его указывать. Дата, которая вписывается в графу 16, не должна быть раньше, чем число составления УПД (в стр. 1) и числа в стр. 11. В строке 17 "Прочие данные о приемке/получении" можно указать, что покупатель не имеет претензий. Если же они возникли, то следует привести ссылку на документ, которым они были оформлены. В графу 18 вносят сведения о лице, ответственном за правильное оформление операции/сделки. Указывается название его должности, ставится подпись. Однако последняя может не понадобиться, если это же лицо фигурирует в строке 15 как отвечающее за приемку. В графе 19 должны присутствовать сведения о предприятии-покупателе, составляющем документ. Как и для продавца, это может быть организация, ведущая бухучет. Данная строка не заполняется при наличии печати в поле "М. П.", если на оттиске видны необходимые сведения.

Отражение в учете

Как выше упоминалось, в универсальном документе может присутствовать несколько различных дат. В этой ситуации самое главное ничего не перепутать. Рассмотрим ситуацию. Например, предприятие-продавец составляет УПД. В соответствии с ним в учете будет отражена бухгалтерская прибыль. По общему порядку это необходимо сделать на дату отгрузки. Ее указывают в строке 11. Если же эта графа не заполнена, то доход признается по строке 1 - на дату составления документа.

Нюанс

Если универсальный документ имеет статус 1, то необходимо определить дату, на которую счет-фактура будет считаться выставленной. Если выписывать в обычном режиме эту бумагу по просьбе контрагента, то декларация по НДС подается по итогам того квартала, когда она предъявлена. Если предприятие выступает в качестве посредника, то на дату выставления фактуры УПД необходимо зарегистрировать в соответствующем журнале учета. Числом, в которое предъявляется бумага, будет считаться день отгрузки (графа 11). Если же он не указан, то ориентироваться следует по строке 1. Исключением являются случаи, когда результаты работ принимаются и передаются в разные дни. В этих ситуациях актуальной будет дата, указанная по стр. 16. Рассмотрим ситуацию со стороны покупателя. В соответствии с полученным документом предприятие отражает в бухучете расходы. Это делается на дату приобретения, которая указана по стр. 16. Этот же день будет считаться числом получения счета-фактуры. Данное правило действует в случае, если документ имеет статус 1 и в нем присутствуют все реквизиты, обязательные для таких случаев. При отражении расходов в налоговом учете при УСН важно не только сам факт оформления покупки, но и оплаты за нее. К затратам также могут предъявляться и иные требования. К примеру, чтобы отразить расход по основному средству, его необходимо ввести в эксплуатацию.

Заключение

Необходимо сказать, что УПД не является обязательным документом. Письмо ФНС носит рекомендательный характер. Предприятие само выбирает, какие документы ему удобнее составлять - привычные или воспользоваться новой формой. В данном случае целесообразно смотреть по ситуации. При внесении информации в УПД следует учитывать ряд особенностей. В частности, при заполнении необходимо выполнять требования ст. 9, п.1 ФЗ 402 и ст. 169 НК. Следует помнить, что реквизиты счет-фактуры и "первички" не идентичны. К примеру, в первой при реализации указывается страна происхождения продукции (исключением являются отечественные товары). При этом для первичной документации такое требование не установлено. Вместе с этим, некоторые реквизиты могут отсутствовать в счете-фактуре, а для "первички" будут обязательными. Особое внимание следует обратить на даты. В документе их несколько и не всегда они совпадают. Все эти нюансы необходимо учесть при оформлении.

Универсальный передаточный документ, оформленный в бумажном или электронном виде, при подписании его сторонами, подтверждает передачу прав между контрагентами в сделке по поставке товаров или оказанию услуг. Сделка может считаться состоявшейся только после того, как будут поставлены обязательные подписи в УПД.

Правила заполнения УПД: подписи ответственных лиц от сторон сделки

Сама форма передаточного документа, рекомендации по его заполнению доведены налоговыми службами в приложении к вышеуказанному письму. Кроме этого, в приложении разъясняется, кто может поставить подписи в УПД, а также конкретизировано, кто подписывает УПД со стороны покупателя и со стороны поставщика товаров или услуг.

Информацию о том, как заполнять УПД, образец заполнения вы можете найти в нашей статье .

Кто подписывает УПД со стороны покупателя

Как диктуют Правила заполнения УПД, подписи в документе могут ставить только лица, официально уполномоченные руководителем или ИП. Из чего следует вывод, что он должен определить распорядительным документом круг должностных лиц, чья деятельность связана с оборотом, в том числе – покупкой товаров или услуг, и издать распоряжение, в котором необходимо указать, кто подписывает УПД со стороны покупателя, с указанием Ф.И.О. и должностей наделенных правом подписи лиц.

УПД: кто ставит подписи от сторон сделки

Согласно нормам, которые предусматривают Правила заполнения УПД, подписи в документе ставят представители стороны, предоставляющей товары или услуги, и стороны, их покупающей.

От стороны продавца в бланке (блок счета-фактуры и строки 10 и 13) ставят подписи:

• Руководитель (собственник, предприниматель);
• Главный бухгалтер;
• Лица, отвечающие за оформление операции, отпуск и отгрузку товаров или услуг (назначаются распоряжением руководителя, издаваемым в начале финансового года). Если за передачу/отгрузку товара отвечает то же лицо, которое подписывает в УПД блок счета-фактуры, в строке 10 можно указать только его должность и Ф.И.О., а подписи достаточно той, что стоит в счете-фактуре. Также, можно обойтись указанием должности и Ф.И.О. в строке 13, если за отгрузку (строка 10) и за оформление данной операции отвечает один и тот же человек.

От стороны получателя в бланке (строки 15 и 18) ставят подписи:

• Лица, ответственные за оформление операции, принятие и оприходование товаров или услуг (назначаются распоряжением руководителя, которое издается в начале финансового года). Если одно лицо отвечает за прием товара и за оформление операции, можно указать в строке 18 его должность и Ф.И.О., а подпись достаточно поставить по строке 15.

Если за оформление отражаемых в УПД операций в организации отвечают несколько лиц одновременно, в бланк необходимо добавить строку для дополнительной подписи (например, 13а, или 18а).

Важное дополнение

С 1 октября 2017 года изменилась форма счета-фактуры . Налогоплательщикам следует учесть, что все реквизиты действующего счета-фактуры должны присутствовать в бланке УПД, который они могут обновить самостоятельно (письмо ФНС РФ от 14.09.2017 № ЕД-4-15/18322).